Como a Secretaria Municipal de Cultura e Turismo de MG Otimizou a Comunicação com a Plataforma Zoom

A Secretaria Municipal de Cultura e Turismo de MG enfrentava um desafio comum a muitas instituições públicas: a necessidade de realizar reuniões frequentes com a comunidade, conselhos municipais e outros setores de forma ágil e organizada. No entanto, a comunicação presencial nem sempre era viável, especialmente considerando a agenda intensa dos participantes e a necessidade de integração entre diferentes áreas.

Para solucionar essa questão, a Secretaria decidiu adotar o Zoom, plataforma que já era amplamente utilizada no setor privado e que rapidamente provou ser um recurso estratégico também para o setor público.

Confira no estudo de caso de hoje como a SMCT-MG otimizou a comunicação com a plataforma Zoom, através da parceria com a MOVX Tecnologia.

A Solução: Adoção da Plataforma Zoom

A implementação do Zoom trouxe uma nova dinâmica para as reuniões da Secretaria. A plataforma foi escolhida por sua facilidade de uso, recursos completos para videoconferências e capacidade de integrar um número maior de participantes, sem comprometer a qualidade da conexão.

Aplicações Específicas:

• Reuniões com a Comunidade: A Secretaria passou a organizar reuniões online com representantes comunitários para discutir pautas relacionadas à cultura e ao turismo local. Com o Zoom, foi possível aumentar o alcance das reuniões, permitindo que moradores de diferentes regiões participassem ativamente, sem a necessidade de deslocamento.
  
• Encontros com Conselhos Municipais: Os Conselhos Municipais desempenham um papel fundamental na definição de políticas públicas. A Secretaria utiliza o Zoom para conectar representantes desses conselhos, promovendo discussões estratégicas em um ambiente organizado e acessível.
  
• Integração entre Setores: Além das reuniões externas, a Secretaria também utiliza a plataforma para integrar os diferentes setores internos, garantindo que todos estejam alinhados quanto às estratégias e ações em andamento.
  

Benefícios Percebidos com o Uso do Zoom

Desde a implementação do Zoom, a Secretaria Municipal de Cultura e Turismo já percebeu benefícios significativos, entre eles:

1. Agilidade na Comunicação:
   A necessidade de deslocamento para reuniões presenciais foi praticamente eliminada, permitindo que as pautas sejam discutidas de forma rápida e prática. Em um único link, todos os participantes se reúnem, compartilham documentos e discutem estratégias em tempo real.
   
2. Comodidade e Acessibilidade:
   A plataforma permite que os participantes acessem as reuniões de qualquer lugar, utilizando dispositivos móveis ou desktops. Essa flexibilidade aumentou consideravelmente o número de participantes, especialmente nas reuniões com a comunidade.
   
3. Maior Participação e Engajamento:
   Com a possibilidade de incluir um maior número de pessoas nas reuniões virtuais, a Secretaria conseguiu democratizar a participação nos debates. Isso foi especialmente notável nos encontros com os Conselhos Municipais, que agora podem contar com a presença de representantes que antes tinham dificuldades de comparecer presencialmente.
   
4. Organização e Registro das Reuniões:
   O Zoom oferece recursos de gravação, permitindo que a Secretaria registre as reuniões e armazene os arquivos para consultas futuras. Isso facilita a revisão de pautas e o acompanhamento das decisões tomadas, além de manter um histórico organizado das discussões realizadas.
   

Por que a MOVX Tecnologia?

A decisão de implementar o Zoom foi facilitada pelo suporte especializado da MOVX Tecnologia, revenda oficial da plataforma no Brasil. A parceria permitiu que a Secretaria tivesse acesso a benefícios exclusivos, como:

• Atendimento em Português: Todo o suporte foi oferecido em português, garantindo um atendimento claro e sem barreiras linguísticas.
  
• Consultoria Personalizada: A equipe da MOVX acompanhou a Secretaria desde o processo de contratação até a implementação, oferecendo treinamentos para os colaboradores e suporte técnico em todas as etapas.
  
• Condições Especiais de Pagamento: A contratação através da MOVX garantiu pagamento em moeda local e emissão de nota fiscal brasileira, simplificando os processos internos e adequando a compra às exigências do setor público.
  

Resultados Alcançados

A adoção do Zoom foi um divisor de águas na rotina da Secretaria Municipal de Cultura e Turismo de MG. Além de melhorar a comunicação com a comunidade e os Conselhos Municipais, a plataforma proporcionou maior agilidade na tomada de decisões e um engajamento mais efetivo dos participantes.

Com a consultoria da MOVX, a implementação foi rápida e sem complicações, permitindo que a equipe da Secretaria focasse no que realmente importa: a promoção da cultura e do turismo local de forma integrada e acessível.

A parceria entre a Secretaria Municipal de Cultura e Turismo de MG e a MOVX Tecnologia mostrou que a escolha da plataforma Zoom não foi apenas uma decisão tecnológica, mas uma estratégia para melhorar a comunicação, a acessibilidade e o engajamento da comunidade.

Se a sua instituição também busca soluções eficientes para reuniões online, fale com a MOVX e descubra como o Zoom pode transformar a forma como você se comunica e colabora.